9. Wiener Freiwilligenmesse

9. + 10. Oktober 2021

Ja, ich will ausstellen.

9. Wiener Freiwilligenmesse 2021

Die Anmeldung zur heurigen Freiwilligenmesse im Wiener Rathaus ist ab sofort möglich. Die Messestände werden heuer aufgrund der Covid-19 Pandemie in der Reihenfolge des Einlangens der Anmeldung vergeben. Die genaue Anzahl an Messeständen wird entsprechend der geltenden Coronaregeln Anfang September festgelegt. Die Anmeldung erfolgt über unser Anmeldeformular. Falls die Messe aufgrund steigender Covid-Zahlen nicht stattfinden kann, wird die Teilnahmegebühr zur Gänze refundiert.

Sind Sie heuer mit dabei?
Alle wichtigen Informationen für eine gute Vorbereitung, einen reibungslosen Aufbau und einen gelungenen Messeauftritt finden Sie auf dieser Seite.

Ja, ich will.

FAQs

Wie und bis wann können Sie sich anmelden?

Sie können sich bis spätestens 16.8. über unser Anmeldeformular anmelden.

Aufgrund der Corona-Situation gilt bei der Anmeldung heuer das first come-first serve Prinzip, d.h. die Messestände werden in der Reihenfolge der Anmeldung vergeben.

Es gibt maximal 100 Messestände. Aufgrund der COVID-19-Pandemie wird die genaue Anzahl der Messestände heuer aber erst Anfang September festgelegt.

Was ist zur Anmeldung zwingend notwendig?

Voraussetzung für eine Teilnahme an der Messe ist die korrekte Anmeldung über unser Anmeldeformular.

Nach der Anmeldung erhalten Sie ein automatisiertes Bestätigungsmail. Bitte prüfen Sie auch ihren SPAM Ordner.

Wann wissen Sie, dass Sie einen fixen Standplatz haben?

Wir informieren Sie spätestens Anfang September, ob Sie ihren Messestand fix haben.

Wieviel kostet ein Messestand?

Die Preise (gültig seit 2017) für einen Messestand richten sich nach der Anzahl der angestellten Mitarbeiter*innen der Organisation.

200,- Euro für Organisationen mit ausschließlich freiwilligen Mitarbeiter*innen
300,- Euro für Organisationen mit 1 – 5 angestellten Mitarbeiter*innen
400,- Euro für Organisationen mit 6 – 20 angestellten Mitarbeiter*innen sowie Serviceclubs (KIWANIS, LIONS, etc.)
500,- Euro für Organisationen ab 21 angestellten Mitarbeiter*innen
Alle Preise zuzüglich 20% USt.

Sie ordnen die passende Kategorie selbst zu. Wir bitten Sie, fair zu entscheiden. Die Einnahmen aus den Teilnahmegebühren decken nur einen Teil der Kosten und fließen zur Gänze in die Bewerbung und Organisation der Messe.

Falls selbst der geringere Teilnahmebetrag nicht finanzierbar ist, bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen: verein@freiwilligenmesse.at

Wie ist ein Standplatz ausgestattet?

Die Größe des Messestandes beträgt ca. 2,5 x 2 m. Als Standardausstattung werden ein rechteckiger Stehtisch (ca. 100×50 cm) und zwei Barhocker  zur Verfügung gestellt. Die Standardausstattung ist in der Teilnahmegebühr inkludiert. Zusätzliches Equipment (Tisch , Barhocker, Prospektständer, Pinnwand, Flipchart) kann bei der Anmeldung kostenpflichtig mitbestellt werden.

Jeder Stand wird mit Strom versorgt, allerdings ist es ratsam, ein Verlängerungskabel bzw. eine Kabeltrommel dabei zu haben.

Das Rathaus verfügt über einen Gratis WLAN Zugang.

Können Sie sich wieder von der Messe abmelden?

Die Anmeldung zur Freiwilligenmesse kann bis Anmeldeschluss kostenlos storniert werden.

Erfolgt die Stornierung erst nach Ablauf der Anmeldefrist, ist eine Stornogebühr i.d.H.v. 50% des ursprünglich veranschlagten Preises zu bezahlen.

Nach fixer Zusage eines Messestandes Anfang September beträgt die Stornogebühr 100%.

Ist die Freiwilligenmesse das Richtige für Sie?

Die Freiwilligenmesse ist genau dann das Richtige, wenn Ihre Einrichtung:

  • mit Freiwilligen arbeitet und über grundlegendes Know-How in der Betreuung Freiwilliger verfügt (www.freiwilligenkoordination.at)
  • neue Freiwillige gewinnen möchte
  • sich auf der Messe kompetent einem breiteren Publikum präsentieren will
  • den Messestand während der Besuchszeiten durchgehend mit zwei bis drei Personen betreuen kann
  • Interessent*innen rasch eine Möglichkeit zum Einstieg ins Engagement anbieten kann.

Wie werden Auf- und Abbau organisiert?

Anlieferung am ersten Messetag ab 08.30 Uhr beim Eingang Felderstraße, Zugang über den gläsernen Lift oder über Stiege 6.

Aufbau: Samstag 08.30 Uhr bis 10.30 Uhr
Abbau: Sonntag ab 17.00 Uhr bis 19.00 Uhr

ACHTUNG: Staugefahr beim Anliefern und Abholen!
Die Ladezone vor dem Rathaus ist nur zum Aus- und Einladen zu verwenden.
Die Einfahrt in den Arkadenhof ist nicht erlaubt.

Weitergehende Informationen erhalten Sie noch während unserer online-Infoveranstaltung.

Änderungen vorbehalten, werden aber ggf. rechtzeitig bekannt gegeben!

Wie werden Sie für die Messe vorbereitet?

Laufend:

Wir informieren Sie über die von Ihnen im Anmeldeformular angegebene Email-Adressen.

Obligate Infoveranstaltung im September:

Gegen Mitte September findet für alle Aussteller*innen eine online Info-Veranstaltung statt, in der das COVID-Konzept und die wichtigsten Abläufe und Details nochmal werden. Eine Einladung (Link) wird rechtzeitig zugesandt. Eine Teilnahme ist aufgrund der einzuhaltenden COVID Maßnahmen verpflichtend notwendig.

Was sollten Sie für einen optimalen Messeauftritt mitbringen

Diese Dinge können nützlich sein, weniger ist oft mehr....

  • Rollup oder Popup
  • Prospektständer, Plakate, Flyer, Pinnwände
  • Bedarfsweise Kabeltrommel oder 3-fach Stecker und Verlängerungskabel
  • Ausreichend Informationsmaterial
  • Notebook, Fernseher, etc.
  • Give-Aways

Nicht erlaubt sind Standbauelemente höher als 2,5 m

Wie bewerben wir die Freiwilligenmesse?

Wir bewerben die Messe mittels Plakaten, Flyern und Postkarten, im öffentlichen Raum und an ausgewählten Standorten.

Wir liefern Ihnen Plakate, Postkarten und Flyer frei Haus, damit Sie diese in Ihrem Umfeld verteilen können. (Bestellmöglichkeit im Anmeldeformular)

Wir veröffentlichen Texte und Fotos, die wir von den ausstellenden Organisationen erhalten auf unserer Website, auf Facebook bzw. auf Instagram

Wir verschicken Basisinfos über die Messe als Textbausteine, Fotos und Grafiken für Printmedien und stellen diese auch in unserem Downloadbereich zur Verfügung.

Wir legen auf Facebook die Messe als „Veranstaltung“ an und verlinken uns aktiv. Es werden Facebookbanner zur Verfügung gestellt und regelmäßig Beiträge gepostet.

Wir bewerben die Messe auch auf unserer Website mit aktuellen Blog-Beiträgen und mittels Signatur in den E-Mails.

Wir vermitteln Geschichten von Freiwilligen oder von erfolgreichen Freiwilligen-Projekten an unsere Medienpartner (HEUTE, Wiener Bezirkszeitung), die in ihren Artikeln auf die Messe verweisen.

Wie bewerben Sie die Freiwilligenmesse?

Als ausstellende Organisation verpflichten Sie sich, die Messe selbst bestmöglich zu bewerben.

- Sie verteilen Drucksorten auf Ihren Veranstaltungen, in Ihren Räumlichkeiten und in Ihrem Umfeld (Drucksorten werden von uns kostenlos zur Verfügung gestellt.)

- Sie kündigen die Messe auf der eigenen Website an und verlinken auf unsere Website.

- Wer Social-Media-Kanäle nutzt, bewirbt auch dort die Messe. Sie teilen z. B. die Veranstaltung auf Facebook und fügen sie „zur eigenen Seite“ hinzu. Der Facebook Banner wird auf der eigenen Facebook-Seite veröffentlicht.

- Sie weisen in Ihren Medien (Vereinszeitung, Newsletter u.ä.) auf die Messe hin.

- Sie stellen uns Geschichten und Fotos von Aktivitäten von Freiwilligen mit Bilduntertitel und Fotocredit zur Verfügung.

- Sie sind bemüht, uns gesprächsbereite Freiwillige, die Spannendes und Interessantes über ihr Engagement zu berichten wissen, zu vermitteln.

Was müssen Sie als ausstellende Organisation noch beachten?

Vor der Messe:
Der Verein Freiwilligenmessen stellt Informationen auf seiner Website zur Verfügung und kommuniziert per digitaler Aussendung mit den Aussteller*innen. Die Informationen garantieren einen reibungslosen Ablauf der Messe. Der/die Messeverantwortliche  verpflichtet sich, die Aussendungen sorgfältig zu lesen.

Auf der Messe:
Der Messestand muss während der Messe durchgehend betreut werden. Am besten von zwei, idealerweise drei Personen, die Fragen zum freiwilligen Engagement in der Einrichtung beantworten und aus der Praxis Freiwilliger berichten können bzw. freiwillig in der Organisation tätig sind.

Auf der Messe darf nichts verkauft und auch nicht um Geldspenden geworben werden.

Auf der Messe wird Ihnen ein Standplatz inklusive Standardausstattung und – falls bestellt – zusätzliches Equipment zur Verfügung gestellt. Als ausstellende Organisation garantieren Sie den sorgsamen Umgang und die unversehrte Rückgabe dieser Ausstattung.

Was – Wann – Wo

Alles Wichtige rund um die Messe

AUFBAU Samstag, 9. Oktober
Rathaus Wien – Anlieferung Felderstraße 1
Zugang über gläserenen Lift oder Stiege 6

Organisationen im Festsaal ab 8:30 Uhr
Initiativen im Wappensaal ab 9:00 Uhr

ABBAU Sonntag, 10. Oktober
17.00 bis 19.00 Uhr

Standplan Festsaal Organisationen
Übersichtsplan Freiwilligenmesse 
Anfahrtsplan für Aussteller*innen
Wichtige Hinweise zur Messe

Mit einem Klick downloaden

Damit die gemeinsame Bewerbung gelingt!

Tipps zur Bewerbung
der Messe 
Presseaussendung für Aussteller*innen
Fotos für die
Presseaussendung
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Email Sujet – Messeankünder
maxerl

Bildergalerie

Das war die 8. Wiener Freiwilligenmesse

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